読書： メールの超プロが教える Gmail仕事術 樺沢紫苑：著

読書：　メールの超プロが教える Gmail仕事術　樺沢紫苑：著

メールの超プロが教えるGmail仕事術

これを読めばGmailマスターになれる。ぜひ手元に一冊おいておきたい本。

アーカイブ機能の具体的な使い方
　Eメールの世界で「アーカイブ」機能というのは、Gmail意外にはまだほとんどなく、あまりにも斬新すぎるせいか、なかなか理解しづらいと思います。
（中略）
　最も普通の使い方は、削除の代わりに使う、ということです。不要なメール、チェック済みのメールなど、今まで「削除する」をクリックしていたメールは、削除ではなく「アーカイブ」するようにしてください。それによって、重要なメールを間違って削除してしまうリスクがゼロになります。
（中略）
　2つ目の使い方は、「優先度の低いメールの受信トレイをスキップする」という方法です。これはフィルタとラベル機能を連動させて使います。
　例えば、Twitterをつかっていると「xxxがあなたをフォローしはじめました」というTwitterからあのメルで受信トレイが埋め尽くされて、必要なメールを見落としてしまいます。
　そこでTwitterから来たメールは、「受信トレイをスキップ（アーカイブ）」してラベル「Twitter」をつける、という設定しにてあります。そうすると、Twitterからのメールは受信トレイに入らずに、「Twitter：のラベルに直接入ります。

Gmailとメールソフトを動機させない場合は、POPというプロトコルを使い、同期指せる場合は、IMAP(Internet Messages Access Protocol)というプロトコルを使います。Gmailのヘルプには「GmailアカウントでPOPとIMAPのどちらを使用するか迷っている場合は、IMAPをお勧めします。」と書かれているように、IMAPを推奨していますが、個人のメール環境によっては必ずしもIMAPが便利とは言い切れません。ウェブ上からGmaiｌにアクセスすることもあれば、パソコンのメールソフトからアクセスする場合も混在している。そういうユーザーは、IMAPによる動機を設定しておくと便利です。

迷惑メール対策の3大原則は、「解除しない」「クリックしない」「開封しない」です。この3大原則を守らないと、迷惑メールは爆発的に増加します。

ウェブクリップは簡単に消すことができます。［設定］-「ウェブクリップ」で「ウェブクリップを受信トレイの上に表示する」のチェックボックスをはずす。これだけです。

検索のオートコンプリートで、検索時間を短縮する
［設定］-［Labs］で「検索のオートコンプリート」欄の右端、「有効にする」にチェックを入れて、ページ下の「変更を保存」をクリックするだｋです。たったこれだけの設定変更で、検索キーワードの入力時間が短縮できます。

返信定型文でテンプレートを瞬間的に呼び出す
　テンプレートを「下書き」にいれておく。これは、すべてのメールソフトで使えるテクニックですが、Gmailユーザであれば、一歩進んで、「返信定型文」にテンプレートをいれておくと、一瞬で定型文をペーストすることができます。「Gmail Labs」から「返信定型文」を有効にしてください。「メールを作成」で新規メールを開くと、「ファイルを添付」の横に「返信定型文」というのが出現しています。
１．まず、メール本文にテンプレートにしたい文章を記入してください。
２．次に「返信定型文」のタブを開いて「返信定型文を作成」をクリックします。
３．すると「返信定型文に名前をつけてください」というメッセージが表示されますので、名前を入力し「OK」をクリックします。
４．もう一度タブを開くと、「挿入」の下に先程作成したテンプレートが表示されています。ここをくりっくすると、本文中にテンプレートを挿入できます。
「返信定型文」は１行でもいいですし、１０行、２０行でも大丈夫です。マウス操作（片手）だけで、何種類者テンプレートを一瞬で挿入できますので、うまく使いこなすとほんとうに便利です。よく使う数行の言葉、文言をドンドン登録してみましょう。

http://ja.wikipedia.org/wiki/ISO_639
「lang:zh」で「中国語」のラベルを付けると、中国語メールがすべて「中国語」のラベルに入ることになります。これえ、中国の取引先のメールを読み逃す可能性が激減するでしょう。

重要なのは、連絡先に登録された差出人からのメールは、原則的に迷惑メールには分類されない、ということです。

Gmailからメールを送信する
　Gmailからメールを送信すると、送信した相手先のメルアドが、自動的に「連絡先」に加わります。ウェブメールでGmailを利用している方は、何もしなくてもメール送信のたびに「連絡先」登録が行われますので、一度でもメールを送信している開いてからのメールは、迷惑メールフォルダに入ることはないのです。

定期的に迷惑メールフォルダ内を自分の名前で検索しましょう。「検索オプション」で［検索対象］を［迷惑メール］に設定し、キーワードに「樺沢 OR カバサワ OR かばさわ OR 紫苑 OR シオン OR しおん」のように、「姓」と「名」の漢字、カタカナ、ひらがなの６パターンを入力して検索します。
　検索結果に取引先や友人からの重要メールが紛れていた場合は、「迷惑メールを解除」をクリックしてください。次からは、正しく振り分けられるはずです。

特定期間の検索例

例１「２００９年３月１日から３月５日」までのメールを対象にしたい場合
　演算子 after:2009/3/1 before:2009/3/6

例２「２００９年３月１日」以後の全メールを対象にしたい場合
　演算子　after:2009/3/1

例３［２００９年３月５日」以前の全メール対象にしたい場合は
　演算子　before:2009/3/6

添付文書の高度な検索例

例１　添付文書あり
　演算子　has:attachment

例２　ファイル形式PDFの添付文書を検索したいとき
　演算子　filename:pdf

例３　ファイル名「請求書」の添付ファイルを検索したいとき
　演算子　filename:請求書

例４　ファイル名「請求書」のPDFファイルを検索したいとき
　演算子　filename:請求書.pdf

クイックリンクで検索条件を保存する
　検索条件を保存するのにラベルを使えばよいのですが、ラベルがすでに数十個せっていされていて、「これ以上ラベルの数を増やしたくない」という人は「Gmail Labs」の「クイックリンク」を使いましょう。
　クイックリンクを使うと、左サイドにパネルが追加されて、Gmailでよく使うビューにワンクリックでアクセスできるようになります。クイックリンクの設定ですが、「Gmail Labs」の「クイックリンク」の欄で「有効にする」をチェックして、「変更を保存」をクリックしてください。Gmailページに戻ると、左サイドにクイックリンクのパネルが追加されています。
　次に、何か複雑な検索を行い、検索結果を表示させます。その状態で「クイックリンクを追加」をクリックします。タイトル設定画面が表示されますので、わかりやすいタイトルを入力してください。「OK」をクリックすると、新しいリンクが追加されます。このリンクをクリックすると、先程の検索条件で検索したのと同じ画面がひらきますので、「検索条件」を保存しているのと同じことになります。

検索を意識してメールを書く
　Gmailの最大のメリットが、高度な検索機能です。しかし、検索されるメールに必要なキーワードが入っていないと、検索することは非常に難しくなります。
（中略）メールを送信する場合、後から検索することを意識して件名、宛名、メール本文を書くべきです。
（中略）「後から検索するかもしれない」、頭の隅にそういう考えをおいてメールを書くと、Gmailの検索力をさらに強力に引き出すことができるのです。

「あとで読む」の設定方法
１．「あとで読む」 http://atode.cc/ にアクセスします。
２．自分のメルアドを入力して、「利用を開始する」をクリックします。ここで注意すべきは、ここで入力したメルアドに対してクリップしたウェブのHTMLメールが届きますから、Gmailのエイリアス機能を使い、例えば、「XXX+storageWeb@gmail.com」とか「XXX+stgWeb@gmail.com」のように、ストレージを示す専用アドレスを指定しておくことです。
３．入力したメルアドに対して確認メールが届きますので、メール内のリンクURLをクリックすると登録が完了します。
４．クリック後に「あとで読む」の設定について説明したページが表示されます。「あとで読む」というリンクを右クリックして、「お気に入り（ブックマーク）」に追加してください。
５．Firefox,Safariの場合は「あとで読む」のリンクをブックマークツールバーにドラッグ＆ドローしてください。
６．気に入ったウェブページを見つけたら、「あとで読む」をクリックします。
７．すると、設定したメルアド宛に、そのページのHTMLがHTMLメールとして届きますので、スクラップされたことになります。
８．フィルタ設定をして、「ウェブスクラップ」のように専用のラベル（フォルダ）を作っておくと、まとめ読みしやすいでしょう。

まさかのために備え　Gmailデータを一括バクアップする
　メールソフトを使わずにウェブメール専用としてGmailを使っている人は、Gmailに何かあった時のために、ローカル（自分のパソコン上）にバックアップをとりたいという人もいるかもしれません。
　Gmailデータを一括バックアップする、フリーウェアがあります。
＊ Gmail Backup http://www.gmail-backup.com/
　英語なので少しわかりづらいですが、「Dowonload gmail-backup-0.107.exe」をクリックするとダウンロードが始まります。ダウンロードしたら、ファイルをクリックしてインストールしてください。
　まず、バックアップを取る前に、バックアップするGmailページの「設定」から、IMAPを有効にしてください。つぎに、「Gmail Backup」を起動。Gmailのメールアドレス、パスワードを記入し、バックアップするフォルダを指定します。全部ではなく、期間を限定したメールだけをバックアップすることもできますので、その場合は期間を指定します。「Backup」をクリックすると、バックアップが開始します。
　1通ごとにEMLファイル（Eメールを保存するファイル形式）としてバックアップされますので、Outlookなどのメールソフトで読むことができます。また、添付ファイルも同時にバックアップされます。
　万が一の時は、元のGmailアカウント、あるいは新しいGmailアカウントにリストア（復元）することができます。

Gmailページにガジェットを追加する
　（中略）メールチェックやメールの返信をしながら、同時にニュースや株価や天気予報などを表示させ、リアルタイムに情報をチェックすることが可能なのです。Gmailにガジェットを設定しておくと、GmailページとiGoogleページをいききする手間も省けるというわけです。
　（中略）「設定」−「Labs」を開きます。「URLでガジェットを追加」の右端の「有効にする」にチェックを入れて、「変更を保存」をクリックしてください。
「設定」メニューを開くと、「ガジェット」タブが追加されています。「ガジェット」を開き、空欄に希望するガジェットのURLを入力すれば新しいガジェットを追加できます。
　ガジェットのURLの取得方法。iGoogle を表示し、表示させたいガジェットの右上端「▼」から、「このガジェットについて」を開きます。

ショートカット
ｃ：作成（Create)
/：検索
k:新しいスレッドに移動：最新のスレッドを開くか、カーソルを移動します。スレッドを開くにはEnterキーを押します
j:古いスレッドに移動
n:次のメール（next)
p:前のメール(pre）
oまたはEnter：開く
u：スレッドリストに戻る
e:アーカイブ
x:スレッドを選択
ｓ：スターをつける
！：迷惑メールを報告
ｒ：返信
a:全員に返信
f:転送
ESC：入力欄から移動
Ctrl+S：下書きとして保存
＃：削除
Shift→i ：既得にする
Shift→u：未読にする
Shift→n：現在のスレッドを更新
？：キーボードショートカットのヘルプを表示
Tab→Enter:メールを送信
y→o：アーカイブして次に移動
g→a:すべてのメールに移動
g→s:スター付きに移動
g→c:連絡先に移動
g→d:下書きに移動
g→i:受信トレイに移動
g→t:送信済みメールに移動
＊→a：すべて選択
＊→n：選択をすべて解除
＊→r：既読を選択
＊→u：未読を選択
＊→s：スター付きを選択
＊→t：スターなしを選択